• PowerPointで印刷データを作るときの注意点まとめ

    2022/02/15
  • パワーポイントからPDFへ書き出すために必要な準備

    支給データがパワーポイント(以下PPT)の場合に遭遇。デザインというより、DTP作業のまとめ。
    デザイン業務に就く前は、自分でもPPTで作成していてよく入稿できたな、と今振り返ると思う。

    PPT作成時の注意点は

    • フォント
    • 必要に応じて塗り足しとトンボ
    • 画像の解像度
    • PDF変換時の設定

    が主なポイントだった。

    ただ、WindowsのOSやPPTのバージョンによって、容易にレイアウトは崩れるそうなので、基本的にリスクのある入稿方法であることは意識しておく必要がある。コワイコワイ。

     

    そのため、制作環境のOSとPPTバージョンの確認も合わせて行った方が無難。

    OSの違いはフォントに影響がある。

     

    バージョンの違いは、色や効果による違いもあるらしい。

    相手のパワーポイントのバージョンに左右されない方法 – Microsoft コミュニティ

    パワーポイントのレイアウトが崩れる原因はフォントが多いらしい

    レイアウトやずれなどの原因の多くは、フォントによるものだそう。

    PPTデータの怖いところは、フォントがない場合は自然と?置き変わるらしい。もし表示がなく置き換わったとしたら、恐ろしい。

    Macに入っていたもので試したら、ちゃんと「フォントがないよ」と表示してくれたけれど、これが普通だと信じたい。

     

    上図の「読み取り専用として開く」にすると編集はできないけれど、レイアウトは崩れない。フォントを削除すると、フォント名は指定フォントが表示されているが、表示されているスタイルは違う。(イロドリさんのテンプレートを使用)

     

    ネットの情報では、編集後の保存時に、環境にないフォントがあるため保存ができないエラーが表示されるそうだけど、最初に出てくれないと困る。Adobeさんのソフトは必ず出るので、そういう点はオフィスツールなので仕方がないも、注意すべき点。

    https://thepopp.com/フォントの埋め込みだけじゃない-フォントイン/

     

    使用しているフォントのみの埋め込みと、全てのフォント埋め込みがあるそうで、後者はデータが非常に重たくなるので、編集をするのか、出力だけかによって、作成者にお願いしておくことが必須。
    WindowsのOSによって、普通に開いただけでもレイアウトが崩れている可能性があるので、フォント問題は埋め込みで解決できそう。

    塗り足しとトンボ

    仕上がりサイズの端まで背景やオブジェクトがある場合は、塗り足しとトンボが必要。

    PPTでそこまで作り込むプロフェッショナルがいるのかは分からないけれど、作る場合はスライドサイズを大きめにすることと、トンボも収まるように作成する必要がある。こちらを一から作るのは手間な気がするので、テンプレートなどを活用した方がよさそう。
    作ってるのがすごい。。

    印刷会社さんによって仕様が異なるので、入稿先に合わせたデータの作成にもなるかと。

    ppt_pdf3

    画像の解像度

    PPTは基本プレゼン資料などの作成なので、RGBがベース。

    変換はしなくてもいいのかもしれないけれど?、色味が変わることはよくよく承知して作成することになる。(CMYKで丁寧に選んでも、カラーパレットはすぐRGBに戻ってしまい、面倒臭い。おまけにショートカットがないので、結構時間がかかる。。)

     

    解像度を見たままにしたい場合は、高解像度の設定にしておく。画面の解像度は96ppiで綺麗に見えても、印刷は300dpi〜(単位違うけど)のため、粗く見える。

    そのため、作業時に画像の解像度の設定を。

     

    PDF変換時の設定

    今回大変だったのはこちらのお話。
    PDF変換してもらったものをInDesignに配置してうんぬんをする作業だったけれど、画像の線やハイフンが消えている指摘をされた。コワイコワイ。
    変換作業はお任せだったので、おとなしくPDFは配置するだけだったものの、ご指摘の箇所は原因追求が必要。
    書き出し時の設定も必要だと判明。

    PPTからPDFへ変換する方法は2つあり、

    1. 別名保存・エクスポートから書き出す
    2. Acrobat PDFで書き出し

    前者はオプションなどあるものの、基本的に画質が落ちるので、入稿時にはよろしくない。
    印刷するときは後者のAcrobat PDFから書き出すことが必須。Acrobatをインストールすると自動で?インストールされるらしい、Acrobat PDFmakerというツール。

    オンラインでPPTからPDFへ変換が出来てしまうツールもある。ただ、印刷用のPDF変換ではないので、解像度は少々下がり、CMYKだったものがRGBになってしまう。PPTを開けないで済むメリットはあるものの、的確な印刷データ作成には不向きかもしれない。確認用くらいならよさげ。

    PPTのAcrobat PDFを書き出す前に、Acrobatの環境設定で入稿用の設定を作成しておく。

    印刷屋さんの推奨なので間違いなさそう&分かりやすい。

     

    こちらを設定することで、フォントを埋め込み、CMYKに変換してくれ、解像度は落とさないように出来る。パーフェクト。

    問題のあったPPTを書き出したところ、消えた線やハイフンが消えずに印刷された。もともと、Windowsディスプレイのスクショで、変倍などもかけているので、細い線や、粗々のグレー部分のハイフンだったけれど、うっすらでも消えることはなかった。

     

    ただ、PDF/X-1aなので、ドロップシャドウや透明効果などのアート効果がどこまで反映されるか…と思い、試しに変換してみたところ、意外と問題ないかと思えど、拡大すると妙な線が、グリッドみたいに入っている。

    ppt_pdf4 ppt_pdf5

     

    PPTからPDF/X-4は書き出せないので、特殊な効果は使用不可となっている。印刷会社さんの仕様書にも「使用不可」と記載があったので、これがオフィスソフトの限界のようです。(以下リンクのPDFは8枚目)

    以上、自分ではやることもなさそうだけど、今回の追求レポートでした。
    PPT入稿で迷子の方にお役に立てれば幸いです。

    デザインデータの入稿と同じく、PDFデータでない場合はフォントや画像など、入稿するための準備がある程度必要で、PPTの場合も同じ。フォントを埋め込み、画像を設定して、仕様書としてWindowsOSとPPTのバージョンも共有する。手間だけれど、きちんと作らないと、綺麗な印刷が出来ない。

     

    基本的には自分でPDFに書き出して、レイアウトが崩れていないかを見るのが一番だと思われます。

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