仕事でのメール
慣れないメールの使い方を入社当時は色々調べて操作。また、社内でも頻繁に使うコミュニケーションツールなので、早い段階からルールやマナーを身につけておきたい。
署名
署名がアカウントごとに設定できるとは便利だなーと感心。（前の人のメールアカウントも残っていたので）
さらに、アカウントに複数の署名も設定できるので、社内用と社外用に分けてみたり。
相手のお名前
また、前職でもメールを仕事であまり使っていなかったので、宛先についてあまり意識していなかったが、登録した名前が先方に表示されることを知り、きちんと登録するようにもした。サイボウズなどのコミュニケーションツールや、電子カルテのメールが別にあると、こういった常識も知らないもので。
これは知らなかったので、前の人が登録してある状態でしばらく使っており、知ってちょっとヒヤヒヤした。
時間があるときに、ちゃんと敬称も設定して登録。敬称は名前と一緒でもいいような気もする。
差出人の名前
メールのアカウント設定の時に、送信者の設定を名前にしておかないと、相手は誰から送信されたか分からないので、自分の名前を表示しておく。
iPhoneに会社アカウントを設定するとき、会社名を登録したため「誰かと思った」とご指摘いただく事態に。少人数の会社でよかった…恥ずかしい。
返信は差出人か全員か
メールに不慣れ、で済ませられないのは、社外とのやりとりもあるゆえ、社内の段階で学んでおきたい。
返信、いつも矢印一個にしていたけれど、「Ccに入れてね」と言われたり、関わっている人全員にお知らせした方がいいよな、と言うとき、全員に返信をクリックすべし。それを知らず、Toの相手にしか返事をしていないことがあった。
メーリングリストからの返信に注意
さらに先日、ドキドキの社外の方へ直接返信するよう言われ、全員返信にしたものの、肝心のお客様ではなく社内のみになっていた。今記事のために調べて初めて知ったけれど、メーリングリストからの返事は異なる。
https://insuite.support-dreamarts.com/hc/ja/articles/115011707207-メーリングリスト宛のメールに返信すると宛先がメーリングリストになる
メール、難しい…。どうやら、お客様が本来のToの先輩と、Ccにメーリングリストで送信していただいた。そのメーリングリストに自分が入っており、そのまま全員に返信すると、Toはメーリングリストになり、Ccに先輩、肝心のお客様のアドレスが消える。これは前述のサイトによると、メーリングリストの設定によるらしいので、今後は宛先もきちんと確認しなければと反省。メーリングリストのメールを荒らしまくってしまった。。。
普段メールでのコミュニケーションを取らなかった職種の方や、これからそういう職種になる方はお気をつけください。
いやー難しい、と言っても社外とのコミュニケーションにダイレクトにつながるので、今のうちに身につけておきたい。そのためにも、Macのメールもきちんと使おうと思った。こちらはまた別の記事に。
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