InDesignで差し込み印刷

年賀状などで活用する差し込み印刷。今回はラベルの印刷をする必要があったので、Adobeツールのどれができるかを検索。イラレでも出来るようだけれど、スクリプトが必要なこと、面付けには適さなかったので、結論としてはInDesignがベスト。

今回はこちらのラベルを使用。

会社にあったから、というだけで特に理由はなし。

備忘録として方法を以下に記述。

1.宛名データの作成

ます宛名データの作成。住所、部署、役職など必要なものを。今回「様」を別にしてスクショを撮ってしまったけれど、名前の末尾に入れておいた方が間違いなくやりやすかった。

今回はExcelで作成したので、末尾に一括で入れる方法はこちらに。

保存するとき、何も気にせず保存するとMacのcsvとなるので、ここは注意。

UTF-8だとInDesignに読み込めない。

こんな感じなので、csvを書き出すときはシンプルなcsvで保存。Numbersなら、Shift-JISのcsv。

2.フォーマットの作成

B4のページを1枚作成し、各ラベルのサイズに合わせて配置。テキストは一箇所だけの配置でOK。

テキストフレームに自動調整を設定しておけば、フレームより長くなっても後で確認がしやすいので、事前の設定が吉。設定しないと、オーバーテキストセットの注意が出て、いちいち探す／探し漏れがあるので、最初からびょーんと伸ばしていた方が後々楽。

3.データの反映

「ウィンドウ」−「ユーティリティ」−「データ結合」でデータ結合のウィンドウを開き、メニューから「データソースを選択」をクリック。

ステップ1で作成したデータの、一番上の行が反映される。

これがどのテキストフレームに該当するか、一つ一つクリックして指定する。テキストフレームを選択してから、該当するものを選択する順序で。指定すると←←DDDD→→のような文字が自動で入力される。

全て指定するとこのような感じに（メニューの右端の数字は、本来1となる。1.1は2回目の指定なので、ここは今回の間違い）。

テキストフレームの文字にExcelの文字が追記される。このまま反映させると、元のテキストも残ってしまうので、元のテキストは削除する。

そしてプレビューにチェックを入れると反映される。

プレビュー横の再生ボタンのような三角をクリックすると、Excelの行の上から順次反映されていく。

4.レイアウト調整

そして、メニューから「結合ドキュメントを作成」を選択。

今回は一括の面付けなので、全員分＝全てのレコード、複数レコードに設定。

複数レコードレイアウトで配置を調整。

マージンはページ全体に対するもの。レコードのレイアウトは、各レコード（一人の宛名）間のマージンになる。

今回は1枚のラベルに対して、5mmのマージンをとっておいたので、ページのマージンは5mm、レコードの間隔は10mmで綺麗に収まった。各ラベルのマージンの倍の数字が、レコードの間隔になる。

OKをクリックするとレポートが表示される。とりあえず閉じる。

あとは好みで調整をしていくだけ。

この面付けは、フォーマットのファイルとは別に作成されるので、データが混合せず安心。社員毎にcsvデータがあれば、各々反映、面付けのデータとなるので、間違いも起こらない。

あとは印刷するだけ。なんと簡単。

直接葉書に印刷する、まさに差し込み印刷の場合はイラレの方が楽なように感じた。InDesignは複数データを面付けする時に非常に便利。