• 効率を上げる

    2020/01/18
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  • たまに聞かれる、どうやってるの?

    効率の上げ方を問われることがある。

    先日のドラマでも、先輩が後輩にタスクの順番やメモなどを指導していたけど、人それぞれやりやすいやり方があるように思う。個人的には、”いかに無駄なく動くか”がモットーなので、自分のやり方しかり、リハ内の無駄は徹底的に削除していっている。

    PC作業の効率

    PC作業は基本的に打つことと、マウスを動かすこと。ただ、マウスを動かすというのは、意外と時間のかかること。出来るだけ手の位置は変えずに終わらせたいため、ショートカットはよく使う。

     

    基本的なところで、全選択をCtrl(Macはcommand)+Aとか、コピーはCtrl+Cとか、画面を閉じるのはAlt+F4(command+W or Q)といったところ。

     

    Excelなどの集計関係は、一回式を作って、その後はコピペやセル枠右下で一括設定とか。

    少し進むと、コピペを値だけ貼り付けて、フォーマットで自動計算できるようにするとか、自分だけでなく、他の人が同じことを行った時に、出来るだけ手作業が少なくデータを抽出するなどができるよう、自動化をどんどん取り入れる。(年間カレンダー、集計、勤務管理、書類フォーマットなど)

     

    特に最近は業務の申し送り作業があるため、その必要があることと、マニュアル作りの必要があるため、出来るだけ誰もができるようなシンプルな方法を模索する毎日。

    それでも、それを使うかどうかは、人それぞれ。

     

    今導入しようとしている、LINE WORKSについても、上層部で試用しているが、未だパソコンに疎いから/Wifiがないからなどで、試用していない方々もおり、全てスマート化した環境を作ったとしても、最終的には人が使うため、便利かどうかはわからない。それでも、人間はミスをする生き物であるため、ミスの起こりやすい計算や、同じ作業の繰り返しは、間違えないPCに任せてしまった方が、はるかに効率は上がるし、ミスもない。

     

    あと、病院側の事情で、PCのバージョンが違うこともあり、必要な作業に応じて古いもの、または新しいものを選ぶというのも、作業を上げるポイントにもなる。(中にはWindows XPがまだあり、Excelの計算で追いつかないことやフリーズしやすいこともあるため、避ける時もある)

    書類の効率

    医療関係は書類が多い。同意書をはじめ、算定や加算に必要な書類、カルテ、申し送り、カンファレンスなどPCがなかったら、とんでもない量の書類を毎日作成している。(医療関係だけではないのも当然ですが)。

     

    月末には算定漏れがないか、チェックをしてくれるが、それでも抜けてしまうことがあったりする。

    また、言われることで無駄なコミュニケーションが必要となったり、思いがけない残業となるため、出来るだけ必要な書類は早めに片付けたい。そのためにも、自分の中でのルールを決めれば、考える必要がなくなるし、自動的に習慣化されれば作成することになる。

     

    リハビリで言えば、介入初日に実施計画書と総合実施計画書、機能評価を作ってしまえば、新患が何人も来ない限り、1日5〜10分で作成できる。それを溜め込むと、数人分を作成するため、30分以上かかってしまう。

    廃用の書類であれば、退院時または月の最終日に作成する、目標設定支援管理シートであればシステムの通知(当院のリハシステムは算定の何日前に通知がされるよう設定している)が来たら作成するようにするなど、書類は後回しにしないようにする。

    考え方の効率

    あれこれ考えることが多い時は、期日の迫ったものから順番に取り掛かるようにする。

    忘れてしまいそうな時は、メモやリマインダーを使用し、完了したらすぐに捨てる。

    書類も必要がなくなったら、すぐに捨てる・またはファイリングするかしないと、書類を探す時間が後々に無駄になるため、出来るだけすぐに出せるような環境を作る。

     

    とにかく書類は溢れやすいし、毎日何かしら回ってくるので、ときめきの片付けよりも早く処理すべし(事務書類にときめきなんてないわけだし笑)

    動き方の効率

    なるべく移動は少なくしたい。行ったり来たりしているだけでも無駄だし、場所を移動する時に必要なものを仕分けてから、移動とともに物やタスクを終わらせる。

    リハビリ予定で言えば、可能な限り、病棟を降りてくれば済むような患者スケジュールを組む。お迎えなども、行ってから、帰ってくる時に次の患者さんをお迎えに行けるような環境にする、もしくは助手さんに送迎を病棟からお願いするなど、自分の移動は最小限で済むようにしたい。

    環境の効率

    以前、患者さんが少なく手が空いていた時、リハセンター内の要所要所の掃除を独断で実行。きっと周りからは意味の分からない行動だったかもしれないが、物が散在していたため、これも効率を上げるため行った。

     

    カゴが各ベッドの下にあり、カゴが必要な時に、カゴがあるベッドを探し取りに行くという、無駄な行動→カゴ置き場を統一し、片付けることで足下の邪魔にならないことと、移動時間が無駄にならない。

     

    杖置き場は、区別がなく杖という杖を箱に入れていたため、まぁ出しにくいこと。T字杖や松葉杖は絡まるし、入れにくいし→硬いタイプのファイルケースを松葉杖入れにし、T字杖やロフストは仕切りのある箱に入れる。

     

    ケーブルの配置が足下にごちゃごちゃになっており、引っかかって危ないし、ネット環境が乱れた時にどこのPCなどの問題かがわかりにくかった→100均のワイヤーネットとケーブルカバー、結束バンドでケーブルの整頓。

     

    などなど、動線や少しの作業の手こずりにかかる時間は、思いの外大きい。

    そういえばテレビで、探す時間が無駄な時間と言ってたのは、まさにその通り。

     

     

    小さな時間も無駄にはできない。何かお役に立てると幸いです。

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